公司新上了套管理系统，员工不会用，老板第一反应是找外包团队做手册。其实，写系统使用手册没那么复杂，花点时间自己来，能省下好几千。
别被专业感吓住
很多人觉得使用手册得图文并茂、排版精美，非专业设计人员不可。但实际用途才是关键——只要能让同事看懂操作流程，一张带说明的截图加几行字就足够。比如财务小李第一次写报销系统的说明，直接用微信截图加标注：‘点这里 → 填金额 → 上传发票 → 提交’，贴在办公室群里，问题立马少了一大半。
从高频问题入手
不用一上来就写完整手册。先收集大家常问的问题，比如‘密码忘了怎么办’‘怎么导出数据’，把这些做成FAQ式短文档。一个Word文件分几个小节，每节解决一个问题，打印出来放在工位旁，比买本印刷手册还实用。
用录屏代替文字
有些操作步骤多，光靠文字描述容易漏。这时候可以用免费工具录个1分钟小视频，比如用OBS或微信自带的屏幕录制功能。把登录→查订单→改状态整个流程录下来，转成MP4发到群里，比写三页纸还清楚。
简单代码也能帮上忙
如果系统支持脚本或快捷方式，可以写个简单的批处理或自动化指令，附在手册里。比如让员工双击就能自动打开系统登录页：
@echo off
start https://sys.company.com/login这种小技巧看起来不起眼，但新员工上手快，培训时间缩短，间接也省了人力成本。
持续更新比完美更重要
手册不用一开始就做得面面俱到。每次有人提问，就把答案补进去。三个月下来，这份‘土味手册’可能比外包公司交的PDF更贴合实际工作场景。而且随时可改，不用等印刷厂重印。
与其花钱买形式漂亮的文档，不如花两天整理一份能解决问题的手册。省下的钱，够给团队买好几顿下午茶了。