早上刚到公司，邮箱已经塞满了各种通知：报销审批、会议纪要、项目进度更新。打开Excel核对数据，再手动复制粘贴到PPT做汇报材料，一套流程下来，半天没了。这种场景是不是特别熟悉？其实这些重复性工作，完全可以让系统自动完成。
从“手动操作”到“一键完成”
比如每月初要做销售报表，以前得一个个收集区域数据，整理格式，再汇总计算。现在用Python写个简单脚本，连上数据库，几分钟就能生成完整报告。代码大致长这样：
import pandas as pd
data = pd.read_sql("SELECT * FROM sales WHERE month = '2024-06'", conn)
summary = data.groupby('region')['amount'].sum()
summary.to_excel('monthly_report.xlsx')第一次花半小时写好，以后每个月运行一次就行。再也不用手动翻表格、怕算错数。
邮件也能自动处理
客户发来订单确认邮件，系统可以自动识别关键信息，更新进订单表，再触发一条回复：“您的订单已收到，预计3个工作日内发货。” 这类任务用Power Automate或钉钉宜搭都能实现，不需要懂编程也能配置。
有位做外贸的同事，以前每天花一小时回确认邮件，现在设置规则后，90%的常规订单自动响应，他只需要处理异常情况。
审批流程不再卡在“等人签字”
请假、报销、采购申请这类事，最怕卡在某个领导没看手机。上了OA系统之后，流程自动推送，超时还能提醒。更省心的是，像差旅报销这种，发票扫一下，金额自动识别，直接关联预算科目，财务审核时间从一天缩到十分钟。
别小看那些“省下五分钟”的事
每天打印文件前手动加页码和公司logo？做个模板，打开就自带。每次开会都要重新排会议室时间？用日历联动功能，冲突自动提示。这些看似小事，累积起来就是几个小时的释放。
有个团队统计过，实施自动化后，每周平均少开两次临时协调会——因为数据实时同步，问题早被发现，不用等到会上才暴露。
从哪里开始试试
不用一开始就搞大工程。先列一张清单：最近一周哪些事做了超过三次？是不是都在重复点同样的按钮？比如导出数据、改文件名、转发特定邮件……这些就是最容易下手的地方。
很多工具已经内置了自动化功能。Excel里的“快速分析”，WPS的“智能表格”，企业微信的“接龙+自动统计”，都是现成的帮手。花十分钟学一个功能，可能就换回几十个小时的自由时间。