上周整理电脑里三年的会议纪要，光是找“2023年Q3客户反馈”就花了二十分钟——文件名五花八门，有的叫“会议记录_0715”，有的干脆是“待整理(1)”，最后靠Ctrl+F翻了十几页才捞出来。后来试了下标签推荐功能，给这批文档批量打上「客户反馈」「季度复盘」「2023」三个标签，再点一下「推荐相似标签」，系统自动补了「UI优化」「售后流程」——居然真准，连我随手记在角落的那句‘登录页加载慢’都被关联上了。
标签不是越细越好，而是越“可联想”越有用
很多人一上来就建「2023-07-15-张三-需求评审-v2-final-修订版」这种标签，看着严谨，实际等于没标。真正好用的标签，是别人（或者一周后的你自己）看到就能脑内跳转到场景的词。比如「报销卡壳」比「财务流程问题」更直击痛点，「老板急要」比「优先级高」更有画面感。
试试这个偷懒法：让系统替你“猜标签”
不少笔记软件和文档工具（如Obsidian、Notion、甚至新版Edge收藏夹）都带标签推荐功能。不用手动填满所有框，只要输入1–2个核心词，它会基于你过往打过的标签、文档正文关键词、甚至同组人常用词来补全。比如你刚打上「OKR」，系统立刻弹出「对齐会」「目标拆解」「KR指标」——这些不是凭空来的，是你上周三在「市场部OKR模板」里高频出现的词。
实操小贴士：
• 先打2个“锚点标签”（比如「项目A」「合同阶段」），再点「推荐」，比从零开始快3倍；
• 看到推荐词时别全收，留心那个让你心头一动的：“啊对！上次那个邮件里提过这个！”——这种就是真相关；
• 每月花5分钟扫一眼「未使用标签」列表，把「v1」「旧版」「备份_勿删」这类僵尸标签删掉，推荐算法会越来越准。
别只盯软件，微信聊天也能“喂”标签
有个运营同事把客户吐槽截图存进印象笔记，顺手打上「退款延迟」，系统立刻推荐「物流异常」「客服响应慢」。她发现，这些词全来自她过去三个月在微信里反复发给同事的原话。原来标签推荐的底层逻辑很简单：它只是把你最常挂在嘴边的词，悄悄记下来，再还给你。
下次打开笔记软件，别急着新建标签，先点那个小小的「推荐」按钮。有时候，最省力的效率提升，就是让系统学会你说话的方式。