常见的文档格式都有啥用
每天写报告、做方案、传资料，你有没有遇到过这种情况：发给同事的文件打不开，或者排版全乱了？问题很可能出在文档格式类型上。别小看那几个字母后缀，它们决定了文件能不能顺利打开、编辑和分享。
最常见的比如 .docx，这是 Word 默认的格式，适合写文章、做合同，支持文字、图片、表格混排。而 .txt 就简单多了，纯文本，不带任何样式，记个备忘录、写个脚本最合适，几乎任何设备都能打开。
PDF：传简历和正式文件的首选
很多人传简历都用 PDF 格式，为啥？因为排版固定，你在电脑上看什么样，对方打开就是什么样，不会出现标题跑偏、图片错位的情况。生成也很简单，Word 里直接“另存为 PDF”就行。客户要方案、老师交论文，用 PDF 最稳妥。
表格类文档怎么选
Excel 文件一般是 .xlsx，处理数据、做统计表离不开它。但如果只是想让别人看看数据，不想让他们修改，转成 .csv 更轻便。CSV 是纯数据格式，用记事本都能打开，适合程序员导入数据库，也适合做数据分析时交换原始数据。
网页相关的格式别忽视
有时候你想把一篇文章发到公司内网，或者保存网页内容留档，.html 就派上用场了。它本身就是网页格式，双击就能在浏览器打开。比如你从网上找了一份操作指南，保存成 HTML，以后离线也能看。
<!DOCTYPE html>
<html>
<head><title>操作指南</title></head>
<body>
<h1>打印机使用步骤</h1>
<p>1. 按电源键启动<br>
2. 放入纸张<br>
3. 点击打印</p>
</body>
</html>这种格式特别适合做内部知识归档，不用依赖特定软件，手机也能打开看。
协作场景下的格式选择
现在团队协作多用在线文档，比如腾讯文档、飞书文档，它们本质上是云端格式，实时同步，多人可同时编辑。但一旦要导出，就得选对格式。如果给领导汇报，导出 PDF；如果交给技术同事处理，可以给 .docx 或 .md（Markdown）。
说到 Markdown，这格式越来越流行。用 .md 后缀，语法简单，# 是标题，*斜体*，**加粗**，写笔记、写说明文档特别快。程序员写 README 基本都用它，转换成网页或 PDF 也方便。
弄明白不同文档格式的用途，就像知道什么时候该用微信发消息，什么时候该打电话。选对了，沟通顺畅，省下反复修改的时间。下次保存文件前，花三秒钟想想：这文档谁看？要不要改？要不要保持格式？答案清楚了，格式自然就选对了。