设置固定时间集中处理
很多人一整天都在看邮件，消息一响就点开，结果思路总被打断。不如试试每天只在上午10点、下午3点这两个时间段集中处理邮件。其他时间关闭通知，专注手头工作。我朋友小李是产品经理，用了这招后，日报里的“有效工作时长”直接从4小时涨到6.5小时。
用规则自动分类收件
邮箱不是垃圾桶，别让所有邮件都堆在一起。以Gmail为例，可以设置过滤器：比如来自“newsletter@”的订阅类邮件自动归档，订单通知进“财务”文件夹，客户邮件标星并提醒。这样打开收件箱时，看到的全是需要你回应的重要内容。
举个真实配置：
条件：发件人包含 "no-reply" 或 主题包含 "订阅"
操作：跳过收件箱，标记为 "日常通知"学会写短而准的回复
别写长篇大论。客户问“方案什么时候能出”，回“预计周五下班前发您，有问题随时沟通”就够了。太长的邮件别人懒得看，反而容易漏信息。我在运营团队时推行了“三行原则”——能三行说清的，绝不写第四行。
善用模板应对重复问题
如果你经常回复类似“请查收附件”“会议时间调整至……”这种内容，就该建模板了。Outlook和QQ邮箱都支持快捷回复。比如输入“/附件”就能自动补全常用话术，省得每次重打字。
给每封邮件一个明确去向
看完一封邮件，立刻决定它下一步：回复？删掉？转给别人？放进待办？不要让它留在收件箱里“再想想”。我的做法是配合任务管理工具，把需要后续跟进的邮件拖进Todoist，加截止日，清空收件箱就像打扫桌面，干净才安心。