写长文档时，很多人习惯从头到尾硬着头皮往下写。结果写着写着结构乱了，段落重复，回头改起来像在迷宫里打转。其实，大多数文字处理软件都藏了一个实用功能——大纲视图，用好了能让你的写作效率翻倍。
什么是大纲视图？
大纲视图不是新功能，Word、WPS、Typora 甚至一些笔记软件都支持。它把文档按标题层级组织成可折叠的树状结构，让你一眼看清整体框架。比如你写一份项目报告，主标题是“年度运营总结”，下面分“市场分析”“财务数据”“团队建设”几个二级标题，每个二级标题下还有具体小节。在大纲视图里，这些内容会像文件夹一样层层收起或展开。
怎么开启和设置？
以 Word 为例，点击顶部菜单的“视图”→“大纲”，右侧就会弹出结构面板。前提是你的标题用了样式格式，比如“标题1”“标题2”。如果通篇都是正文，大纲视图就识别不出来。所以别手动加粗当标题，老老实实用样式，这是关键一步。
实际使用场景
上周同事小李写产品方案卡壳了，写了五页发现逻辑串不起来。我让他切到大纲视图，把所有二级标题列出来，立刻发现问题：第三部分和第五部分内容重叠，第四部分缺少数据支撑。他直接在大纲里拖动标题调整顺序，删掉冗余项，半小时就理清了思路。
另一个常见用途是快速生成目录。只要标题层级清晰，插入目录时系统自动抓取大纲结构，更新也方便。改完内容后右键目录选“更新域”，新结构立马同步。
快捷键提升操作速度
光鼠标点来点去也不够快。记住几个常用快捷键：
Ctrl + Alt + 1 设置为标题1
Ctrl + Alt + 2 设置为标题2
Alt + Shift + ↑/↓ 在大纲视图里上下移动段落
Tab 和 Shift + Tab 控制层级缩进
适合哪些人用？
写论文的学生、整理汇报的职场人、编手册的技术作者，凡是处理超过三页的文档，都值得试试。尤其是反复修改的稿子，大纲视图帮你跳出细节，盯着骨架走，不容易跑偏。
别等到写完了才整理结构。从动笔第一行就规划好标题层级，边写边看大纲，节奏自然就稳了。