为什么图文指南教程比纯文字更高效
刚接手一个新项目，领导丢过来一个陌生的协作平台链接，你是不是也经常一头雾水？点来点去找不到关键功能，问同事又怕显得自己太菜。这时候，一份清晰的图文指南教程就能救场。
相比大段文字说明，图文结合的方式更符合人脑处理信息的习惯。眼睛先被图片吸引，定位操作位置，再由文字补充细节，理解速度直接提升一截。比如教人怎么在钉钉里发起审批流程，光说‘点击工作台—找到审批—新建’容易漏步骤，配上截图箭头一标，谁都能跟着做。
自己做图文教程也不难，三步搞定
想分享经验或者给团队留档，完全可以自己动手。第一步，用系统自带的截图工具（Windows是Win+Shift+S，Mac是Cmd+Shift+4）把关键界面截下来。第二步，打开Word或飞书文档，把图贴进去，每张图下面写一句简短说明，比如‘点击红色圈出的按钮进入设置页’。
第三步，注意顺序别乱。按实际操作流程排图，像做饭谱一样一步步来。中间卡住的地方多拍几张局部特写，比如弹窗选项、下拉菜单展开状态，这些细节最容易让人迷路。
进阶技巧：用标注让重点更突出
光有图还不够，得让人一眼看出重点。用画图工具里的矩形框、箭头、高亮笔把这些关键元素标出来。颜色选醒目的，比如黄色高亮输入框，红色箭头指按钮。但别花里胡哨，一种颜色贯穿始终，看的人不容易分心。
遇到需要填内容的地方，可以在图旁边加个文本框提示。比如‘此处填写工号，格式为GZ+数字’。这样新人照着填，出错率立马降下去。
代码类操作也能用图文讲明白
有些人觉得只有界面操作才适合做图文，其实写脚本也能配图说明。比如教同事跑一个Python自动化任务，可以把命令行执行过程截成几步：
<span style="color: green;">$ python sync_data.py --env=prod</span>要是涉及配置文件修改，直接截图原文件片段，在VS Code里把要改的那几行用背景色标黄，下面写清楚替换成什么内容。这种‘改哪里、改成啥’的对应关系，图示最直观。
存好模板，下次直接复用
做一次教程花不了十分钟，但能省下后面几十次重复解释的时间。建议在团队知识库里建个‘图文指南’文件夹，按工具分类存放。像入职手册、报销流程、服务器部署这些高频需求，都做成标准图文包。
后来的人进来，搜关键词就能找到对应教程，不用再一个个问老员工。你也不用每次都被打断工作，效率自然就上去了。